Die Unsicherheit ist groß: Viele Unternehmen setzen längst auf Microsoft 365, doch die rechtlichen Diskussionen rund um den Datenschutz reißen nicht ab. Aufsichtsbehörden mahnen, IT-Verantwortliche zögern – und du stehst zwischen Produktivität und Compliance. Microsoft 365 datenschutzkonform nutzen – geht das überhaupt?
Ein aktuelles Beispiel spricht für Microsofts-Möglichkeiten: Die EU-Kommission nutzt Microsoft 365 inzwischen datenschutzkonform. Das hat der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDPS) am 11. Juli 2025 bestätigt. Zwar gilt diese Bewertung nicht für die DSGVO, sondern für die EU-Verordnung 2018/1725 – doch sie zeigt: Mit den richtigen Maßnahmen ist ein datenschutzkonformer Einsatz von Microsoft 365 möglich.
Microsoft 365 im Spannungsfeld von Datenschutz, Technik und Aufsicht
Microsoft 365 ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – aber vielen Unternehmen fehlt die Klarheit, wie sie das Tool datenschutzrechtlich sauber nutzen können. Typische Herausforderungen sind:
- Unsicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Mangelnde Transparenz über Telemetriedaten und Datenflüsse.
- Nutzung amerikanischer Cloud-Dienste und damit verbundene Rechtsrisiken.
- Unterschiedliche Einschätzungen durch Aufsichtsbehörden, gerade in Deutschland.
Wer hier nicht aktiv wird, riskiert Bußgelder, interne Compliance-Probleme und technische Einschränkungen. Gleichzeitig bremst die Situation digitale Transformationsprojekte unnötig aus.
Microsoft 365 datenschutzkonform einsetzen – so funktioniert’s mit der richtigen Strategie
Die EU-Kommission hat gezeigt, wie der datenschutzkonforme Einsatz von Microsoft 365 gelingen kann. Nach deutlicher Kritik im Jahr 2022 wurden Verträge, Einstellungen und organisatorische Maßnahmen überarbeitet – mit Erfolg. Auch wenn die zugrunde liegende Datenschutzverordnung nicht 1:1 mit der DSGVO vergleichbar ist, lassen sich viele Erkenntnisse auf privatwirtschaftliche Organisationen übertragen. Entscheidend ist eine strukturierte Herangehensweise: technische Anpassungen, klare Verantwortlichkeiten und fundierte Entscheidungen zur Datenverarbeitung. Mit einem erfahrenen Microsoft Partner wie Join gelingt genau das – praxisnah, transparent und zielgerichtet.
Deine Vorteile bei der Umsetzung mit Join im Überblick
Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner spart Zeit, reduziert Risiken – und schafft klare Strukturen für den datenschutzkonformen Betrieb von Microsoft 365:
- Rechtssichere Nutzung auf Basis der DSGVO.
- Individuelle Konfiguration statt Standard-Setup.
- Absicherung gegenüber Behörden durch dokumentierte Maßnahmen.
- Transparente Beratung zu Risiken und Potenzialen.
- Effiziente Einführung durch praxiserprobte Frameworks.
- Sicherheit bei Audits und interner Compliance.
Für diese Unternehmen ist der strukturierte Umstieg besonders relevant
Besonders wichtig ist das Thema für Unternehmen, die in stark regulierten Bereichen arbeiten – etwa im Finanzwesen, im Gesundheitssektor oder in öffentlichen Einrichtungen. Aber auch Mittelständler mit Kunden in der EU, internationalen Datenflüssen oder sensiblen Geschäftsprozessen sollten nicht länger zögern. Gerade dort, wo kein eigenes Datenschutz-Team vorhanden ist, hilft eine externe Begleitung dabei, Haftungsrisiken zu vermeiden und moderne Arbeitsumgebungen rechtssicher zu gestalten.
Jetzt prüfen und starten – so gelingt der Einstieg
Du möchtest wissen, wie du Microsoft 365 in deinem Unternehmen rechtskonform und gleichzeitig effizient nutzen kannst? Dann lohnt sich ein unverbindlicher Austausch. Join unterstützt dich dabei mit einem kompakten Quick-Check zur aktuellen Nutzung, einem praxisnahen Leitfaden für die datenschutzkonforme Konfiguration sowie der Begleitung bei allen technischen und vertraglichen Anpassungen – damit du schnell Klarheit hast und sicher durchstarten kannst.
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