Revisionssichere Archivierung in Microsoft 365 stellt sicher, dass digitale Unterlagen (E-Mails, Dokumente, Chats) alle gesetzlichen Anforderungen der GoBD, DSGVO und anderer Richtlinien erfüllen, indem sie unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Was früher im Aktenordner lag, befindet sich heute in Microsoft 365. Doch digitale Kommunikation muss rechtssicher archiviert werden, um bei Prüfungen konform zu sein und hohe Bußgelder zu vermeiden.
1. Herausforderungen und Compliance-Pflichten für Unternehmen (GoBD & DSGVO)
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass die reine Speicherung in der Cloud revisionssicher ist. Dies reicht jedoch nicht aus. Die Einhaltung der Revisionssicherheit erfordert eine klare technische Umsetzung.
Die größten Compliance-Herausforderungen bei der digitalen Archivierung sind:
- Unveränderbarkeit: Gewährleistung, dass Daten nach der Speicherung nicht gelöscht oder manipuliert werden können.
- Vollständigkeit: Alle geschäftsrelevanten Inhalte (inkl. E-Mails, Teams-Chats und Versionen) müssen erfasst werden.
- Nachvollziehbarkeit (Audit-Trails): Jeder Zugriff, jede Änderung und jeder Löschvorgang muss lückenlos protokolliert werden.
- Fehlende Richtlinien: Mangel an klaren internen Regeln für Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Ohne ein abgestimmtes Konzept aus Technik, Prozessen und Compliance ist die Nutzung von Microsoft 365 nicht automatisch revisionssicher.
2. Wie funktioniert die revisionssichere Umsetzung direkt in Microsoft 365?
Microsoft 365 bietet native Compliance-Funktionen, die korrekt konfiguriert eine revisionssichere Archivierung ohne zusätzliche Software ermöglichen. Die technische Basis für die Revisionssicherheit wird durch folgende, bereits vorhandene Funktionen abgedeckt.
Funktionen zur Revisionssicherheit in M365:
| M365 Compliance Funktion | Relevanz | Zweck |
|---|---|---|
| Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) | GoBD-Konformität | Legen fest, wie lange Inhalte (E-Mails, Dokumente, Teams) unveränderbar im System gespeichert werden. |
| Unveränderbare Speicher (Immutable Storage) | Technischer Nachweis | Stellen sicher, dass Originaldateien nicht gelöscht oder überschrieben werden können (ähnlich dem „WORM“-Prinzip). |
| Litigation Hold / eDiscovery | Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen | Ermöglicht die rechtssichere Sicherung von Daten im Falle von Rechtsstreitigkeiten und eine schnelle, vollständige Suche. |
| Audit Logs | DSGVO-Konformität | Protokollieren lückenlos jeden Zugriff und jede Änderung für die spätere Nachweisbarkeit. |
Die Revisionssicherheit liegt in der richtigen Konfiguration dieser nativen Funktionen, abgestimmt auf die spezifischen rechtlichen Fristen des Unternehmens.
3. Für wen ist revisionssichere Archivierung in M365 relevant?
Da die Anforderungen aus GoBD und DSGVO alle digital agierenden Unternehmen in Deutschland betreffen, ist das Thema für jede Organisation relevant, die rechtssichere digitale Prozesse gewährleisten muss.
Besonders betroffen sind Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen:
- Finanzdienstleister und Banken
- Kanzleien und Steuerberatungen
- Behörden und öffentliche Verwaltungen
- Organisationen im Gesundheits- und Bildungswesen
Vorteil für den Mittelstand: Eine Umsetzung innerhalb von M365 ermöglicht es auch mittelständischen Betrieben, Archivierungspflichten ohne kostspielige Zusatzsysteme zu erfüllen.
4. Die Vorteile der revisionssicheren M365-Lösung
Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierung in Microsoft 365 bietet messbare Vorteile in Compliance und Effizienz:
- Rechtssicherheit: GoBD- und DSGVO-konforme Aufbewahrung aller relevanten Kommunikationsformen (E-Mails, Dokumente, Teams-Nachrichten).
- Risikoreduzierung: Minimierung des Risikos bei internen, externen oder steuerrechtlichen Prüfungen.
- Entlastung der IT: Automatisierte Archivierungsprozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
- Nahtlose Integration: Keine zusätzliche Software oder komplexe Migrationen nötig; Nutzung der gewohnten M365-Anwendungen.
- Transparenz: Klare Nachvollziehbarkeit und Audit-Trails für alle Änderungen.
Jetzt rechtssicher archivieren: Nächste Schritte
Eine rechtskonforme Archivierung ist eine Pflicht. Wir begleiten Sie bei der unkomplizierten Umsetzung direkt in Ihrer Microsoft 365 Umgebung. Unsere Begleitung umfasst:
- Einrichtung unveränderbarer Speicherlösungen und Audit-Einstellungen.
- Konfiguration präziser Aufbewahrungsrichtlinien nach Ihren Fristen.
- Praxisnahe Schulungskonzepte für Ihre Mitarbeitenden zur sicheren Anwendung.
Vereinbaren Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin, um die Konformität Ihrer digitalen Prozesse sicherzustellen.
Kostenlosen Beratungstermin