M365 als Zentrale Plattform mit Self-Service-Funktionen
Effizientere Rechtskommunikation dank Microsoft 365.
„Mit dem Legal Service Tool konnten wir eine zentrale Anlaufstelle für Rechtsanfragen schaffen, die weltweit nutzbar ist.“
Stefan Küster – Senior Consultant M365 bei der Join GmbH
Einer der größten deutschen, global agierenden Industriekonzerne hat gemeinsam mit Join ein zentrales Legal Service Tool auf Basis von Microsoft 365 eingeführt. Die Plattform bündelt Rechtsanfragen, Self-Service-Tools und Vorlagen, beschleunigt Prozesse und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Rechtsabteilung.
Herausforderungen: Dezentrale Prozesse & ineffiziente Kommunikation
Rechtsanfragen wurden bislang über ein veraltetes System oder manuell abgewickelt – Self-Service fehlte, und eine zentrale, skalierbare Lösung war nicht vorhanden.
- Keine zentrale Plattform: Rechtliche Anfragen wurden dezentral & oft manuell bearbeitet. Das Altsystem bot lediglich eine Ansprechpartnersuche.
- Eingeschränkte Flexibilität: Die bestehenden Prozesse waren nicht für globale, standortunabhängige Teams ausgelegt.
- Hoher Verwaltungsaufwand: Die Koordination und Dokumentation war ohne Zentralisierung und Automation mit unnötigem Aufwand verbunden.
Ziele: Digitale Rechtsabteilungskommunikation
Ausbau des bestehenden Tools zu einer zentralen M365-Plattform mit Self-Service-Funktionen, transparenter Nachverfolgung und Nutzung bestehender Technologien.
- Nahtlose Integration: Die Lösung sollte vollständig in die bestehende M365-Umgebung integriert werden.
- Effizienz und Transparenz: Self-Service-Tools und Nachverfolgung der Anfragen sollten reduziert werden und den Bearbeitungsstatus transparent machen.
- Kosteneffizienz und Skalierbarkeit: Die Nutzung vorhandener Lizenzen sollte Zusatzkosten vermeiden und die Plattform global skalierbar machen.
Lösung: Eine zentrale Legal Service Plattform
Die Legal Service Tool-Lösung ist eine zentrale, sichere M365-basierte Plattform, die es ermöglicht, Rechtsanfragen schneller, präziser und transparenter zu bearbeiten.
- Zentrale Plattform: Eine Lösung, die alle Rechtsanfragen, standardisierte Vorlagen und Self-Service-Tools auf einer zentralen Plattform vereint.
- Verbesserte Prozesse: Die Anwendung ermöglicht eine effiziente Anfrageverwaltung, ein Lösungsmanagement sowie die Verwaltung von Anwaltsprofilen.
- Technologie: Die Lösung wurde kosteneffizient und nahtlos auf Basis von PowerApps, SharePoint und PowerAutomate realisiert.
