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SharePoint Online als Basis für eine zentrale Plattform

Ein benutzerfreundliches Intranet für ONTRAS.

„Wir haben mit dem neuen ONTRAS.Connect ein Intranet geschaffen, welches sich sehr gut in die Microsoft365-Landschaft von ONTRAS einbettet und viele Vorteile für unsere NutzerInnen und RedakteurInnen bietet. Die Vielfalt & Flexibilität des Erscheinungsbildes bringt nicht nur beim Redaktionsteam, sondern auch vor allem beim Nutzenden Abwechslung. Der nun einfachere Zugriff auf das Intranet von unterwegs aus und die Abofunktion schafft deutliche Mehrwerte.“

Peggy Werner – ONTRAS Unternehmenskommunikation

Project Insights

 

ONTRAS betreibt Fernleitungsnetz in Ostdeutschland und verantwortet den zuverlässigen und effizienten Transport gasförmiger Energie. Im Zuge der Einführung von Microsoft 365 entstand eine interne Kommunikationsplattform „ONTRAS.Connect“ auf Basis von SharePoint Online, die bestmögliche Voraussetzungen schafft, effizient, transparent & vernetzt miteinander zu arbeiten.

   

Herausforderungen: Vom Altsystem zum digitalen Wandel

Das gemeinsame Arbeiten erfordert ein neues Miteinander, insbesondere durch die Herausforderungen des digitalen Wandels.

  • Schwachstellen Altsystem: In der Konzeptionsphase galt es, die Schwachstellen des Altsystems zu identifizieren, um die Wünsche der Nutzenden erfüllen zu können.
  • Eingeschränkte Erreichbarkeit: Das bisherige System auf Basis von SharePoint on premise bot keinen mobilen Zugriff.
  • Fehlende Vernetzung: Es mangelte an einer Lösung, um Wissen und Informationen umfangreich zur Verfügung zu stellen.

Ziele: Hohe Nutzerfreundlichkeit und mobile Erreichbarkeit

Die angestrebte Intranet-Lösung sollte modular erweiterbar sowie auch von mobilen Geräten aus erreichbar sein.

  • Einbeziehung aller Nutzenden: Wichtig war hierbei, alle Nutzenden aus allen Fachabteilungen der ONTRAS-Gruppe mit einzubeziehen.
  • Hohe Nutzerzufriedenheit: Sicherstellung einer optimalen Akzeptanz durch die Erfüllung von Nutzerwartungen aus den Discovery Workshops.
  • Flexibilität: Schaffung einer Plattform, die modular erweiterbar ist und sich gut in die Microsoft 365-Landschaft einbettet.

Lösung: ONTRAS.Connect macht alle Nutzenden glücklich

Durch den Wechsel auf SharePoint Online bietet sich nun eine einfachere, modernere und individualisierbare Benutzeroberfläche.

  • Mobiler Zugriff: Nutzende können auch von mobilen Endgeräten aus auf das Intranet per App zugreifen.
  • Verbesserte Auffindbarkeit: Eine neue Suchfunktion sorgt für verbesserte Auffindbarkeit von Dateien.
  • Effiziente Redaktionsarbeit: Das System ermöglicht schnelleres Erstellen von Seiten, bietet mehr Gestaltungsmöglichkeiten und einfachere Backend-Verwaltung.
  • Immer up-to-date: Durch die "Abo-Funktion" auf dem neusten Stand.

Dein Experte für M365 Intranet

Häufige Fragen zu Intranet mit Microsoft 365 und der Implementierung

Ein Intranet mit Microsoft 365 ist eine vollständig in den digitalen Arbeitsplatz integrierte Plattform, die auf SharePoint Online basiert und Anwendungen wie Teams und Viva verbindet. Im Gegensatz zu isolierten CMS-Lösungen (Content Management Systemen) ermöglicht diese Integration eine nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten, die Nutzung von Echtzeit-Kommunikation und den direkten Zugriff auf Geschäftsprozesse ohne Medienbruch. Technisch entfällt der Aufwand für separates Hosting, da die Lösung Teil der bestehenden M365-Lizenzierung ist.

Ein SharePoint Intranet bereitet Unternehmen auf Microsoft Copilot vor, indem es unstrukturierte Daten in eine semantisch durchsuchbare Informationsarchitektur überführt. Copilot benötigt Zugriff auf klar klassifizierte, aktuelle und berechtigte Daten (Graph API), um korrekte Antworten zu generieren. Durch die Implementierung von Governance-Richtlinien und sauberen Metadaten im Intranet wird sichergestellt, dass die KI-Assistenz auf valide Unternehmensdaten zugreift und Halluzinationen minimiert werden.

Die Datensicherheit bei einem Cloud-Intranet wird durch die nativen Sicherheitsfeatures des Microsoft 365 Tenants gewährleistet, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Conditional Access. Sensible Inhalte können durch Microsoft Purview Information Protection gelabelt und verschlüsselt werden. Dies garantiert, dass interne Dokumente auch bei externem Zugriff oder mobiler Nutzung geschützt bleiben und Compliance-Vorgaben (z.B. DSGVO) technisch durchgesetzt werden.

Microsoft Viva Connections fungiert als das Gateway zum Intranet direkt innerhalb der Microsoft Teams-App. Es bringt kuratierte Inhalte, News und das Intranet-Dashboard in die Umgebung, in der Mitarbeitende ohnehin kommunizieren. Dies erhöht die Adoptionsrate signifikant, da der Wechsel zwischen verschiedenen Browser-Tabs entfällt und auch mobile Nutzer (Frontline Worker) über die Teams-App Zugriff auf alle Intranet-Funktionen erhalten.

Die Migration von On-Premise-Systemen zu SharePoint Online erfolgt durch eine Analyse der Bestandsdaten, gefolgt von einer toolgestützten Übertragung (z.B. mittels SharePoint Migration Tool). Veraltete Strukturen werden dabei nicht 1:1 kopiert, sondern in eine moderne „Flat Architecture“ (Hub-Sites statt tiefer Verschachtelungen) überführt. Dies ist notwendig, um die Performance zu optimieren und die Kompatibilität mit modernen M365-Features sicherzustellen.

Ein Strategie-Workshop vor der Intranet-Einführung ist notwendig, um technische Fehlplanungen und Akzeptanzprobleme zu vermeiden. Viele Intranet-Projekte scheitern nicht an der Software (SharePoint/Viva), sondern an unklaren Zielen, schlechter Struktur oder fehlender Nutzerzentrierung. Der Workshop klärt vorab die Anforderungen aller Stakeholder (IT, HR) und liefert einen verlässlichen Fahrplan (Roadmap), der das Investitionsrisiko minimiert.

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