Wenn dein Wissen nicht nur in Microsoft 365 liegt, kennt Microsoft 365 Copilot bisher nur einen Teil deines Arbeitskontexts. Die Projektdokumentation liegt in Confluence, die Tickets in Jira, weitere Informationen in spezialisierten Fachanwendungen. Mit Copilot Connectors erweitert Microsoft diesen Zugriff: Externe Datenquellen lassen sich direkt in die Copilot-Erfahrung einbinden.
Besonders interessant sind die neuen Self-serve Sync Connectors, in der Microsoft-Dokumentation auch Personal Sync Connectors genannt. Sie ermöglichen es einzelnen Anwendern, unterstützte externe Quellen mit ihren eigenen Zugangsdaten zu verbinden. Copilot greift anschließend auf die synchronisierten Inhalte zu, wobei die bestehenden Berechtigungen der jeweiligen Quelle erhalten bleiben. Die Funktion befindet sich aktuell in der Preview und steht zunächst einem begrenzten Kundenkreis zur Verfügung. Ob sie in deinem Tenant bereits sichtbar ist, hängt also vom Stand des Rollouts ab.
Warum Copilot Connectors für Unternehmen relevant werden
Der praktische Nutzen liegt auf der Hand. Statt zwischen Microsoft 365, Jira, Confluence und anderen Anwendungen zu wechseln, lassen sich Informationen aus mehreren Systemen innerhalb der gewohnten Copilot-Umgebung suchen und verwenden.
Genau dadurch wird die Frage nach der Datenbasis von Copilot noch wichtiger. Je mehr externe Systeme angebunden werden, desto größer wird die Menge an Informationen, die für Suchanfragen und KI-gestützte Antworten zur Verfügung steht. Externe Quellen enthalten häufig vertrauliche oder geschäftskritische Inhalte. Ihre Berechtigungsmodelle unterscheiden sich je nach System. Und was einmal indexiert ist, wird Teil der Such- und Copilot-Erfahrung.
Ein Self-Service-Ansatz beschleunigt die Einführung neuer Datenquellen spürbar. Er erhöht aber gleichzeitig den Bedarf an Governance. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, ob eine Verbindung technisch möglich ist. Entscheidend ist, ob sie zum Daten-, Sicherheits- und Compliance-Konzept des Unternehmens passt.
Wie Self-serve Sync Connectors funktionieren
Die neuen Self-serve Sync Connectors sind darauf ausgelegt, dass einzelne Nutzer eine Verbindung zu einer externen Datenquelle selbst herstellen. Dafür authentifizieren sie sich mit ihrer eigenen Identität und ihren eigenen Zugangsdaten. Synchronisiert und indexiert wird nur, worauf diese Person in der jeweiligen Quelle bereits zugreifen kann. Die Anmeldung läuft über delegiertes OAuth 2.0 über verschlüsselte Verbindungen, der Zugriff lässt sich jederzeit widerrufen. Erfasst wird außerdem nicht das komplette Archiv einer Quelle, sondern nur der Inhalt innerhalb eines Rückblickfensters von rund 90 Tagen.
Zum Start unterstützt Microsoft Confluence Cloud und Jira Cloud, jeweils als von Microsoft publizierte Connectoren. Bei Confluence werden Wikis und Blogbeiträge erfasst, dabei der komplette persönliche Bereich eines Nutzers und aus geteilten Bereichen die Inhalte der letzten 90 Tage. Bei Jira Cloud werden Work Items berücksichtigt, die in den letzten 90 Tagen erstellt oder geändert wurden. Weitere Datenquellen sollen folgen.
Die Inhalte werden in Microsoft Graph indexiert und stehen anschließend in Microsoft 365 Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot Search zur Verfügung. Die Berechtigungen bleiben dabei auf Nutzerebene erhalten: Über seine Verbindung ruft ein Nutzer nur Inhalte ab, auf die er auch im ursprünglichen System Zugriff hat. Trennt er die Verbindung wieder oder deaktiviert die Administration den Connector, wird der indexierte Inhalt entfernt und die Synchronisation gestoppt.
Zur Aktualität: Die erste Indexierung dauert je nach Datenmenge zwischen 30 Minuten und einigen Stunden. Danach läuft etwa alle 15 Minuten eine inkrementelle Synchronisation, ein vollständiger Abgleich rund alle sieben Tage.
Das unterscheidet Self-serve Sync Connectors von klassischen, zentral konfigurierten Sync Connectors. Bei diesen legt die Administration eine Verbindung für die gesamte Organisation fest. Beim Self-Service richtet dagegen der einzelne Nutzer seine eigene Verbindung ein.
Synced oder federated, zwei Modelle mit unterschiedlichen Folgen
Microsoft unterscheidet zwei Connector-Modelle. Die Wahl zwischen ihnen hat direkte Auswirkungen auf Datenhaltung und Governance.
| Synced Connectors | Federated Connectors | |
|---|---|---|
| Datenhaltung | Inhalte werden in MIcrosoft Graph indexiert | Keine Indexierung, Abruf zur Laufzeit |
| Technik | Crawl und semantischer Index | Model Context Protocol (MCP) |
| Aktualität | Abhängig vom Synchronisationsintervall | Live zum Zeitpunkt der Anfrage |
| Geeignet für | Breite Suche und Grounding in Copilot | Sensible oder hochdynamische Daten |
Für besonders schützenswerte Quellen lohnt sich deshalb die Prüfung, ob ein federated Connector die passendere Variante ist. Dort entsteht keine indexierte Kopie innerhalb von Microsoft 365.
Was die IT steuern kann
Ein Punkt ist für die Administration besonders relevant: Die von Microsoft publizierten Self-serve Sync Connectors sind standardmäßig für den Tenant aktiviert. Global Administratoren und AI Administratoren finden sie im Microsoft 365 Admin Center im Bereich Copilot unter Connectors.
Dort stehen mehrere Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung. Einzelne Connectoren lassen sich vollständig deaktivieren, was die Synchronisation stoppt und die indexierten Inhalte für alle Nutzer löscht. Die Nutzung kann über einen gestaffelten Rollout auf ausgewählte Microsoft Entra ID-Gruppen begrenzt werden. Auswertungen zeigen pro Connector, wie viele Nutzer eine Verbindung eingerichtet haben. Und neue Connectoren erscheinen zunächst mindestens sieben Kalendertage lang ausschließlich für Administratoren, bevor sie für Anwender sichtbar werden. Diese Prüfphase reicht aus, um einen Connector zu bewerten, ihn zu deaktivieren oder den Rollout einzuschränken.
Microsoft bietet damit bereits wichtige Kontrollpunkte. Unternehmen müssen diese aber auch bewusst nutzen.
Für wen sich der Einsatz lohnt
Copilot Connectors sind vor allem für Unternehmen interessant, deren Arbeitswissen über mehrere Plattformen verteilt ist. Das betrifft beispielsweise Teams, die Microsoft 365 parallel mit Jira oder Confluence nutzen und regelmäßig Informationen aus diesen Systemen benötigen.
Für die Fachbereiche erleichtert der Self-Service-Ansatz den Einstieg deutlich. Gleichzeitig sollten IT, Informationssicherheit und Datenschutz früh eingebunden werden. Denn auch wenn ein Connector bestehende Berechtigungen berücksichtigt, bedeutet die Indexierung externer Inhalte eine zusätzliche Verarbeitungsebene innerhalb der Microsoft-365-Umgebung.
Vor einem breiten Rollout lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die eingesetzten Datenquellen, deren Inhalte und Berechtigungsmodelle. Ebenso wichtig ist die Entscheidung, welche Connectoren überhaupt zugelassen werden und mit welcher Nutzergruppe ein Pilot startet.
In fünf Schritten kontrolliert einführen
Die neuen Möglichkeiten verändern weniger die Frage, ob externe Daten mit Copilot verbunden werden können. Sie verändern die Frage, wie Unternehmen diesen Zugriff organisieren. Ein sinnvoller Rollout beginnt deshalb nicht mit dem Aktivieren möglichst vieler Connectoren.
- Anwendungsfälle klären. Welche Fragen sollen Anwender künftig in Copilot beantwortet bekommen, die heute einen Systemwechsel erfordern?
- Datenquellen bewerten. Welche Inhalte liegen tatsächlich in Jira oder Confluence, und wie sauber sind die Berechtigungen dort gepflegt?
- Sicherheit und Compliance prüfen. Datenschutz, Informationssicherheit und Mitbestimmung frühzeitig einbeziehen, nicht erst nach dem Pilot.
- Admin-Einstellungen setzen. Nicht benötigte Connectoren deaktivieren, den Rollout auf eine definierte Entra ID-Gruppe begrenzen.
- Pilot starten und auswerten. Mit einer überschaubaren Gruppe beginnen, Trefferqualität und Nutzung bewerten, dann erweitern.
So entsteht ein kontrollierter Zugang zu externem Unternehmenswissen, ohne Self-Service mit vollständiger Freigabe gleichzusetzen. Gerade weil Copilot zunehmend zur zentralen Schnittstelle für Informationen wird, sollte die Datenbasis genauso geplant werden wie die technische Einführung.
Nächster Schritt
Ob Copilot Connectors für deine Microsoft-365-Umgebung sinnvoll sind, entscheidet sich an den konkreten Datenquellen und am Berechtigungsmodell dahinter. Genau da setzt eine Bestandsaufnahme an: welche Quellen infrage kommen, welche Connectoren aktiviert bleiben sollten und wie ein Pilot aussieht, der belastbare Ergebnisse liefert.
Frag ein unverbindliches Beratungsgespräch an und setz den Rollout von Anfang an sauber auf. Setz den Rollout von Anfang an sauber auf!